Predstavte si zasadnutie predstavenstva veľkej spoločnosti. CEO chce zrýchliť rast. CFO hľadá priestor na zvyšovanie marže. COO rieši preťažené tímy a prevádzkovú efektivitu. IT oddelenie navrhuje ďalšiu technologickú investíciu. A potom zaznie jednoduchá otázka: „Vieme vôbec, ako dnes fungujú naše procesy?“
V miestnosti zavládne ticho.
Nie preto, že by nikto nepoznal procesné mapy. Väčšina organizácií ich má. Má zdokumentované workflowy, smernice aj interné postupy. Problém je, že poznajú procesy tak, ako by mali fungovať, nie tak, ako fungujú v skutočnosti. A práve tu sa začína príbeh technológie, o ktorej sa dnes hovorí v predstavenstvách najúspešnejších svetových spoločností – Process Mining.
Keď sa rozprávame s manažérmi slovenských podnikov, bez ohľadu na odvetvie, opakujú sa podobné témy. Zákazníci čakajú príliš dlho. Schvaľovanie sa naťahuje. Objednávky sa strácajú medzi oddeleniami. Zamestnanci sú zahltení administratívou. Náklady rastú rýchlejšie ako produktivita. Prvou reakciou býva hľadanie nového riešenia – nového systému, nového workflow nástroja alebo nového AI projektu.
V mnohých prípadoch však problém neleží v technológiách. Leží medzi nimi. V procesoch.
Podľa IBM vzniká väčšina podnikových dát práve počas vykonávania procesov. Napriek tomu len malé percento organizácií tieto dáta využíva na pochopenie toho, ako ich firma skutočne funguje. Výsledkom je paradox dnešnej doby. Firmy majú viac dát ako kedykoľvek predtým, no zároveň menej viditeľnosti do toho, čo sa v nich naozaj deje.
Na papieri pritom všetko vyzerá jednoducho. Objednávka príde, schváli sa, spracuje sa a vyfakturuje. Realita býva oveľa komplikovanejšia. Objednávka sa niekde zastaví. Niekto ju schvaľuje dvakrát. Iný zamestnanec obíde systém. Niektoré prípady prejdú za niekoľko hodín, iné za niekoľko týždňov. Vznikajú výnimky, neformálne postupy a procesné skratky, ktoré sa časom stanú novým štandardom.
Práve preto moderná procesná inteligencia nahrádza staré, statické diagramy novým konceptom vytvorením „digitálneho dvojčaťa“ procesov organizácie. Na základe reálnych dát zo systémov vzniká verná a živá kópia celej firemnej prevádzky. Každá procesná skratka či výnimka z nich predstavuje niekoľko minút navyše. Niekoľko kliknutí. Niekoľko eur. Samostatne pôsobia zanedbateľne. Spolu však dokážu firmu pripraviť o státisíce až milióny eur ročne. A čo je najdôležitejšie – väčšina manažmentu o nich vôbec nevie.
Práve preto sa Process Mining stáva jednou z najrýchlejšie rastúcich oblastí digitálnej transformácie. Analytické spoločnosti Gartner, Forrester či IDC sa zhodujú, že procesná inteligencia bude v najbližších rokoch jedným zo základných pilierov moderného riadenia podnikov. Dôvod je jednoduchý. Process Mining po prvýkrát umožňuje vidieť firmu takú, aká naozaj je. Nie takú, aká je nakreslená v prezentáciách alebo procesných diagramoch.
Každý manažér pozná situáciu, keď rôzne oddelenia vysvetľujú ten istý problém úplne odlišne. Finančné oddelenie tvrdí, že problém je v nákupe. Nákup ukazuje na logistiku. Logistika viní obchod. A obchod tvrdí, že problém spôsobuje ERP systém. Diskusia sa často končí sériou stretnutí, workshopov a hypotéz.
Process Mining prináša do tejto situácie niečo, čo býva vzácne – objektívnu pravdu založenú na dátach.
Analyzuje reálne transakcie z ERP, CRM, HR alebo servisných systémov a ukazuje presne, kde vznikajú zdržania, aké varianty procesov existujú, koľko času a peňazí jednotlivé odchýlky stoja a kde sa nachádza najväčší potenciál na zlepšenie. Namiesto dohadov dostáva manažment fakty. Namiesto odhadov získava presné čísla. A namiesto intuitívnych rozhodnutí môže stavať na dôkazoch.
Pre CFO je to nástroj na identifikáciu finančných únikov. Pre COO spôsob, ako zvýšiť produktivitu bez prijímania ďalších ľudí. Pre CEO možnosť rozhodovať sa na základe reality, nie pocitov.
Väčšina slovenských podnikov pritom netrpí jedným veľkým problémom. Trpia stovkami malých. Dodatočné schválenie. Manuálny prepis údajov. Duplicitná kontrola. Čakanie medzi dvoma oddeleniami. Výnimky, ktoré sa postupne stali pravidlom. Práve tieto mikrostraty bývajú najdrahšie. Nie preto, že by boli dramatické, ale preto, že sa opakujú tisíckrát denne.
Podľa skúseností IBM dokáže Process Mining odhaliť úzke miesta, ktoré ostávajú skryté aj v organizáciách s vysokou úrovňou digitalizácie. V mnohých prípadoch vedie k výraznému zníženiu manuálnych činností, zrýchleniu procesov a lepšiemu využitiu existujúcich kapacít. V čase, keď firmy zápasia s nedostatkom kvalifikovaných ľudí, je často jednoduchšie odstrániť zbytočnú prácu, než hľadať nových zamestnancov.
Posledné dva roky dominujú manažérskym diskusiám témy umelej inteligencie. Takmer každá organizácia dnes pripravuje AI stratégiu. Mnohé však robia rovnakú chybu. Snažia sa automatizovať procesy, ktorým nerozumejú. Nasadzujú AI na procesy plné výnimiek, neefektívností a historických kompromisov. Výsledkom je rýchlejšie vykonávanie neefektívnych činností. Lepšie nástroje pre zlé procesy. Vyššia automatizácia chaosu.
Aj preto Gartner, IBM, McKinsey a ďalší analytici hovoria o nástupe éry Process Intelligence – spojenia procesného miningu, automatizácie a umelej inteligencie. Budúcnosť nebude patriť firmám, ktoré nasadia najviac AI nástrojov. Bude patriť tým, ktoré najlepšie rozumejú vlastnému fungovaniu.
Process Mining sa tak stáva základnou vrstvou podnikovej inteligencie. Niečím ako MRI vyšetrenie firmy. Najprv diagnostika. Až potom liečba.
Na Slovensku dnes pôsobia stovky spoločností, ktoré investovali do SAP-u, Microsoft Dynamics, Oracle, Salesforce a ďalších podnikových systémov. Tieto organizácie už vlastnia všetky potrebné dáta. Často však nevyužívajú ich skutočný potenciál. Práve preto vidíme rastúci záujem o Process Mining vo výrobných podnikoch, energetike, finančnom sektore, telekomunikáciách aj vo verejnej správe.
Výrobná spoločnosť hľadá úzke miesta v procese nákupu. Banka chce zrýchliť schvaľovanie úverov. Energetická firma optimalizuje zákaznícke procesy. Štátna inštitúcia hľadá možnosti zefektívnenia služieb občanom. Vo všetkých prípadoch je prvý krok rovnaký – získať objektívny pohľad na realitu.
Dlhé roky bola konkurenčnou výhodou technológia. Dnes ju dokáže kúpiť takmer každý. Skutočnou konkurenčnou výhodou sa stáva schopnosť rýchlo sa rozhodovať, efektívne fungovať a neustále sa zlepšovať. Firmy, ktoré rozumejú svojim procesom, dokážu rýchlejšie inovovať, rýchlejšie zavádzať AI, rýchlejšie reagovať na zmeny trhu a predovšetkým rásť bez toho, aby rovnakým tempom rástli ich náklady.
„V DATALAN-e vnímame Process Mining ako jeden z najdôležitejších nástrojov modernej transformácie podnikov. Preto sme spojili naše dlhoročné skúsenosti s digitálnou transformáciou a procesným riadením s platformou Process Mining, ktorá patrí medzi svetových lídrov v tejto oblasti.“ Michal Sucháň, Business Development Manager
Nie preto, že firmy potrebujú ďalší dashboard. Nie preto, že potrebujú ďalší report.
Ale preto, že potrebujú odpoveď na jednu zásadnú otázku:
Kde dnes v našej firme strácame čas, peniaze a príležitosti na rast?
Organizácie, ktoré na túto otázku dokážu odpovedať, budú víťazmi nasledujúcej dekády. Tie ostatné budú naďalej hľadať problém tam, kde v skutočnosti nie je.
Chcete vedieť, ako posunúť efektivitu vašej firmy na novú úroveň? Prečítajte si viac o tom, ako moderná éra Process Mining 2.0 spája biznis procesy s umelou inteligenciou.